اجتماع

احتاج ساعة من وقتك؛  خلال الشهر القادم.!

مرحبًا،
يضيع وقتنا في ترتيب موعد مناسب للاجتماع، نستخدم كل الحيّل والأفكار، إلا أننا نقع دومًا في مشكلة عدم التوافق على الوقت المناسب للطرفين. غالبًا تمر عملية تحديد وقت الاجتماع بالخطوات التالية؛ أيش رأيك نجتمع غدًا، الساعة كم؟، ليرد الطرف الآخر، عندي اجتماع، أيش رأيك بعد يومين، ثم تدخلون في نقاش طويل، وفي نهاية الحكاية لا تتفقون، أحيانًا يتطلب عقد الاجتماع عدة أسابيع.

لكل مشكلة حل؛ كمثال لجأت إلى تطبيقات تحديد الاجتماعات مثل Calendly، أو Doodle وهي أدوات لتنسيق الاجتماعات، تسمح لك بتحديد الأوقات التي تكون متفرغًا فيها، ويمكن للأشخاص الآخرين حجز موعد اجتماع معك. وهي أدوات جيّدة في مجال العمل وتحديد اجتماعات مع العملاء، أو في مجال العمل عمومًا. حتى تطبيق آوتلوك لديه ميزة مشابهة تسمح لك بالاطلاع على جداول الاجتماعات للأشخاص الآخرين، حتى لا يحصل تعارض. حل المشكلة ببساطة؛ حدد الأوقات التي تكون مستعد فيها لعقد الاجتماعات، ثم أترك الحرية للمستخدمين حتى يحجزون الموعد المناسب، ضمن عدة مواعيد مقترحة خلال أسبوع العمل الخاص بك.

يمكنك حل مشكلة اجتماعات العمل بهذا الأسلوب البسيط، لكن ماذا عن الاجتماعات خارج مجال العمل، كمثال مع أصدقاء، أو مع زملاء العمل للحديث عن كل شيء ماعدا العمل : )

والأمر ينسحب على اجتماعاتك الشخصية لمشاريع جانبية أو هوايات، أو لمجرد بناء العلاقات أو الرغبة في الحصول على استشارة من شخص ما. صدقني اجتماعات العمل سهلة، ويمكنك أن توجد لها حل، كما شرحت لك، لكن عندما يتعلق الأمر باجتماعات لأشخاص أنت في حاجة لهم، وهم غالبًا ليسوا في حاجة لك، بمعنى تكون نسبة الفائدة من الاجتماع 90% لك، مقابل 10٪ فائدة لهم. هنا يكون التحدي كبيرًا جدًا.

أسبوع العمل خمسة أيام في الأسبوع، ثمان ساعات في اليوم، وفي حال كان هناك اجتماعات ستكون للعمل والنقاش في العمل، في حال كان لديك طاقة للاجتماعات بعد نهاية العمل، يمكن أن تجدول اجتماعاتك ما بعد السادسة مساءً كمثال.  لكن الطرف الآخر هل سيكون مناسب له اجتماعات مسائية خارج وقت العمل؟!

الأمر يذكرني برواد الأعمال الذين يعملون في وظيفة حكومية، وبنفس الوقت لديهم مشاريعهم الخاصة، ثم يقومون بجدولة الاجتماعات مع العملاء والشركاء، بعد نهاية الدوام، أو وقت إجازة منتصف الأسبوع، وهذا خلل كبير جدًا، لا يمكنك التوفيق بين العمل الخاص وبين الوظيفة الحكومية، لذلك سؤال المستثمرين دومًا:”هل أنت متفرغ لإدارة المشروع”، هو سؤال مهم وجوهري.  يا صديقي كلنا لدينا 24 ساعة لا توجع رأسنا وحاول تختار مسارك. وظيفة أو عمل تجاري.!

حتى أحل هذا الأشكال، وأحصل على اجتماع مؤكد؛ جربت طريقة سريعة وسهلة تتلخص في الطلب التالي:” احتاج منك ساعة خلال شهر أبريل”، فقط دون تحديد أي يوم أو وقت محدد، كل ما تطلبه من الطرف الآخر، هو ساعة واحدة، خلال الثلاثين يوم القادمة.

طريقة “احتاج ساعة من وقتك خلال الشهر القادم”، نجحت هذه الطريقة مع ثلاثة أصدقاء خلال شهر أبريل، الاجتماعات كانت خارج العمل، لذلك كلنا مشغولين، ونحترم أوقات بعض خلال الأسبوع، قبل الطريقة كُنا نحدد موعد في إجازة نهاية الأسبوع، ومع ذلك نفشل، غالبًا أعتذر أو يعتذرون هم.

أرسلت لهم هذه الرسالة القصيرة؛  احتاج منك  ساعة خلال شهر أبريل؟ أول رد فعل كانت ضحك، وعبارات مثل”يارجل كل وقتي لك، عيب الكلام ذا، لو تبغى نسولف للصبح …الخ”، بعد ذلك تم تأكيد الاجتماع من قبلهم، ونجحت في الالتقاء بهم.  ثم بعد نهاية الاجتماع طلب الأصدقاء أن يكون هذا الاجتماع بشكل شهري ثابت، ساعة واحدة فالشهر، نجتمع وندردش في المواضيع المشتركة. وهكذا نجحنا في ضرب جيش التسويف، ومؤامرات إضاعة الوقت.

وعلى ذكر الاجتماعات دون مواعيد سابقة؛  أذكر عندما استخدمت تطبيق Clubhouse لأول مرة، كنت أحاول اكتشاف التطبيق، والتعرف على واجهة التطبيق وكيفية استخدامه، فجأه وجدت نفسي في محادثة صوتية مع صديق قديم، لم نتحدث منذ أيام تطبيق باث في العام 2014، ضحكت وتفاجأت، سلمنا على بعض. وقال لي:”شايف كيف لو قعدنا نرتب للاجتماع كان أخذنا وقت طويل جدًا، الآن نحن نتحدث صوتيًا وبشكل مفاجئ، وكل واحد منا أونلاين”، أكدت كلامه وقلت يبدو التطبيق له مستقبل. ويمكننا أن ندردش مع الأصدقاء بشكل أسرع دون مواعيد مسبقة.

بعد ذلك تحوّل كلوب هاوس إلى “هياط رسمي” وأخذ شكل اللقاءات الرسمية، وهات الماك جيب المايك، وفقد قيمته بسرعة، عمومًا هي كانت المحادثة الأولى والأخيرة لي في التطبيق وبعدها حذفته. مستذكرًا أيام البالتوك التي كنت فيها على الوضع الصامت، واستمع للمعارك الصوتية بين المضاربين والمستثمرين في مجال الأسهم. كنت أقضي ساعة كل يوم للاستماع والضحك. كانت أيام جميلة.

عمومًا لا أحد يقضي وقت طويل على التطبيقات الصوتية إلا في حال كان متفرغ أو عاطل أو لا يدرك قيمة وقته، أو نجح في تفويض كل مهامه في الحياة. وهذا شخص نادر في حال وجدته أحجز لي موعد معه.!

من تريد عقد الاجتماع معه أنت تحترم وقته، ولا تلتقيه مصادفة ثم تبدأ معه الاجتماع، لن تكون جيّدة في حقك وحقه.

هذه الطريقة تنفع مع التالي:

  • صديقك الرهيب، الذي يعمل بشكل مرهق، وتقدر وقته جدًا،  وتحتاج إلى اللقاء معه.
  • مع شخص مهم، تعرف أنه مشغول جدًا، و تريد أن تبني معه علاقة وتتعرف عليه.
  • مع شخص تريد أن يقدم لك استشارة، وهو خبير في هذا المجال، وهو كثير السفر والتنقل أو مشغول بشكل دائم.
  • في حال كنت تملك شركة ناشئة وتبحث عن تمويل، جربها مع المستثمرين الملائكيين وصناديق الاستثمار.

لماذا أعتقد أنها طريقة ناجحة؟

  1. جربتها بنفسي.
  2. الطرف الآخر سوف يستشعر أنك تحترم وقته، وسوف يحاول هو البحث عن أقرب موعد مؤكد.
  3. عدد الساعات في الشهر 720 ساعة، لذلك سيفكر الطرف الآخر أن لديه وفرة من الوقت، وسوف يمنحك ساعة من رصيدة، و يؤكد الموعد فورًا، هو سيفكر في شهر كامل؛ لكن ماذا لو غيّرت صياغة الطلب قليلًا وقلت:”خلال هذا الأسبوع، أو في إجازة نهاية الأسبوع”، عندها ستبدأ الأعذار العجيبة.
  4. هي أفضل طريقة لاستهداف المشغولين في الأرض؛ وهي فئة من الناس حباها الله بكثرة الانشغال.

متى تكون خطيرة وغير مفيدة؟

  1. لا تجربها مع زملاء العمل للحديث عن العمل، أو مع العملاء السابقين أو المتحملين، كل هؤلاء يجب عليك أنت أن توزن ساعتك على مواعيدهم.
  2. لاتحاول تجربها مع خطيبتك، لأن أسمك سيكون على القائمة السوداء لحماتك، بل ربما يتم نفيك.  هذه الطريقة في الاجتماعات “لا تصلح للاستخدام العائلي”، علاقاتك الأسرية حاول أن تُوجد لها أسلوب آخر.
  3. لا تجربها مع شخص فاضي، في حال استخدامها مع شخص فاضي، ستكون عُرضة للمسائلة القانونية الاستهزائية، التي تبدأ بأسئلة وجودية مثل”ليش شايفني CEO، لو فيك خيرك عرفت وين تلقاني، عادي تقول ما أبغى أشوفك، أنت تصرفني .. إخ”. 

 

في حال جربت طريقة أخرى، أو تعمل بأسلوب مختلف، كرمًا شاركنا في التعليقات أسلوبك الذي تعمل به، سواءً للاجتماعات في مجال العمل أو خارج مجال العمل. ممكن تكون الطرق التي استخدمها خاطئة أو بها ثغرات.

 

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

انتقل إلى أعلى