لماذا يجب على الشركات تطبيق نظام العمل عن بعد؟

العمل عن بعد هو أفضل طريقة لرفع إنتاجية الموظفين وتحقيق أهداف وتطلعات الشركات، كما يمكن تطبيقه بنسب مختلفة بداية من 10% وحتى 100% مثل شركة Automattic التي تملك مواقع وردبريس و تمبلر وتعمل بشكل كامل عن بعد، عربيًا يمكننا الاقتداء بتجرية شركة حسوب التي يعمل فريقها عن بعد بنسبة 100%. أو حتى في خططها التسويقية من خلال التسويق بالمحتوى. كيف استخدمت حسوب التسويق بالمحتوى لتحقيق أهدافها التسويقية؟ بداية لنتفق أن طبيعة العمل في الشركات التقنية (التي تكون منتجاتها خدمات رقمية) من المستحسن أن تتبع هذه الشركات أسلوب التوظيف عن بعد أيضا، لما فيه من خيارات المرونة وتقليل التكلفة وسرعة الإنجاز وحتى نكون متفائلين أكثر دعني أخبرك أيضا بأن أسلوب العمل عن بعد صالح لكل الشركات الكبيرة والصغيرة مستقبل العمل في الشركات هو أسلوب ونمط العمل عن بعد. الدخول لأسواق جديدة والتوسع لم يعد بفتح مكاتب إنما بتوظيف مستقلين في تلك الدول، يمكن لهذا النموذج استهداف أي دولة في العالم وأي سوق من خلال البحث عن المواهب في أي سوق ثم توظيفها. وقبل أن تقوم ببناء نظام عمل عن بعد في شركتك عليك الانتباه إلى التالي:

المهارات ثم المهارات ثم المهارات

يمكن أن تقوم ببناء نظام عمل عن بعد مكتمل لكنه يفشل بسبب اختيارات التوظيف، سلح موظفيك بالمهارات اللازمة للعمل عن بعد فشلت بعض الشركات في اعتماد أسلوب العمل عن بعد بسبب عدم قدرتها على تجاوز بعض التحدّيات وأهممها توظيف الأشخاص غير المناسبين، على الشركات أن تحرص على توظيف المستقلين أو تدريب موظفيها على مهارات العمل الحر، والبرمجة، والتسويق والمبيعات، ومساعدتهم على الحصول على الشهادات المتخصصة، مما سوف يعود بالنفع على الشركة.

أبحث عن العاملين عن بعد في المكان الصحيح

ابحث عن المستقلين في أماكنهم المفضلة، وهي المواقع التي تخصص وظائف للعاملين عن بعد مثل موقع بعيد والذي يتيح لشركتك الناشئة خيار البحث عن أفضل المواهب والتي تحمل أفضل المهارات والخبرات. يمكن وصف موقع بعيد على أنه بوابة للتوظيف تساعد الشركات على الوصول إلى أفضل الكفاءات المستعدة لاتخاذ نمط العمل عن بعد كأسلوب حياة، كما يمكن للشركات إضافة (الوظائف وبكافة تفاصيلها) في موقع بعيد، ومن ثم متابعة ترشيحات الموظفين.

أهمية الدافع الذاتي للعمل عن بعد

لا يمكنك إجبار الموظف العادي على العمل عن بعد، لأنه قد يظن أن الأمر إجازة مفتوحة ويغرق في النوم والكسل ولا ينجز أي شيء، في المقابل فإن الأشخاص الذين يعملون عن بعد لديهم الاستعداد والدافع الذاتي للإنجاز لأنهم مدربون على تحفيز أنفسهم للعمل عن بعد. حتى تنجح في ذلك عليك تدريب الموظف العادي بمنحه بضعة أيام للعمل عن بعد في الأسبوع، ثم بالتدريج يمكنك الوصول معه لأسبوع عمل عن بعد. العامل عن بعد لا يحتاج إلى رقابة شخصية من المدير حتى ينجز المهام الموكلة له، لدية من الانضباطية في مواعيد التسليم ما يجعله ملتزم.

ميزة التخصص الدقيق

أغلب المستقلين العاملين عن بعد يدركون أهمية التخصص الدقيق في المجال فإذا كنت تبحث عن مصور متخصص في تصوير الطعام مثلًا أو المباني أو حفلات الزواج، أو كاتب متخصص في بعض الإعلانات أو القصص ستجد ضالتك في العاملين عن بعد. غالبًا ستجد المستقلين لديهم هذه القابلية في التخصص على عكس بقية العاملين العاديين الذين يأدون كل المهام. سمعت لأول مرة عن التخصص الدقيق الكتابة لتجربة المستخدم UX Writing Research، من مدونة الصديق محمود عبدربه.

إذا كنت لا أراه كيف يمكنني متابعة تقدمه في العمل؟

بالمناسبة يمكن أن يقضي الموظف العادي ثمان ساعات في المكتب ولا يعمل أي شيء، فقربه منك لا يعني بالضرورة أنه مُنتج، ونحن هدفنا الأول هو الإنتاجية مقياس الإنجاز عند العاملين عن بعد هو "مواعيد التسليم النهائية" هذه المواعيد يمكن متابعة تقدمها ومراحل إنجازها من خلال عدة تطبيقات لإدارة فرق العمل، وعندها يمكنك تقييم العامل عن بعد وقياس مدى جديته في العمل. حسنًا لنتجاهل المثل العربي الشهير " اللي بعيد عن العين بعيد عن القلب" ونقول إن البعيد عن العين أصبح قريب من الإنجاز بفضل تطبيقات إدارة فرق العمل عن بعد.

وحد أدوات العمل

نعتمد اليوم في إنجاز الكثير من أعمالنا على أدوات تساعدنا على الإنجاز مثل تطبيقات الإنتاجية والبريد الإلكتروني والتقويم والأدوات الرقمية مثل Gsuite Slack, Trello وغيرها ... يجب على الشركة الالتزام بتوحيد أدوات معينة للتواصل عن بعد. وهذا لا يتعارض مع "حرية العمل عن بعد واستخدام أي أدوات"، الهدف ليس تقييد العامل عن بعد في أدوات معينة إنما بغرض توحيد إجراءات العمل عن بعد لضمان سهولة وسرعة إنجاز العمل دون أي تعارض في الخدمات والتطبيقات.

الاستثمار في بناء التواصل

التواصل عامل مهم جدًا في بناء استراتيجية لعمل عن بعد، خدمات الفيديو مثل سكايب وغيرها نافعه وتؤدي الغرض، لكنها تحتاج إلى مهارات ذاتية حتى يكتمل النجاح. مثل مهارة تسجيل الملاحظات أثناء الاجتماع.

أثناء العمل اليومي وفي حال كانت لدّي ملاحظات أو تعليمات كيف يمكنني نقلها بسرعة للعامل عن بعد؟

على الشركات أن تعتمد نظام تواصل واضح هناك من يستخدم البريد الإلكتروني، أو مجموعات واتساب، أو مجموعات فيسبوك، أو منصات مثل Microsoft Teams أو Trello وغيرهم ... لذلك على الشركة أن تلتزم بنظام تواصل واضح مع العاملين عن بعد. إن كنت تقود فريق عمل من مختلف دول العالم، يمكنك استغلال مشكلة فرق التوقيت وتحويلها إلى ميزة، بحيث تقدم الدعم الفني طوال اليوم 24 ساعة الاجتماع الدوري بشكل أسبوعي لتتبع سير العمل والنقاش حول المشاريع القادمة، يعتبر إجراء مهم جدًا في العمل عن بعد.

الاطلاع على معلومات حساسة؟

من أهم الإشكالات التي تدفع الشركات للخوف أو التردد من توظيف عامل عن بعد هي إمكانية اطلاعه على بعض المعلومات الحساسة عن الشركة وتعاملاتها، ويمكن حل هذه الإشكالية كالتالي

• عقد لقاء تعريفي صوتي أو باستخدام الفيديو للتعرف بشكل أكثر على العامل عن بعد.
• يمكن عقد اللقاء داخل الشركة في حال كان العامل عن بعد يعمل من نفس المدينة
• توقيع العامل عن بعد على ورقة (عدم إفصاح عن المعلومات) بحيث تضمن هذه الورقة حقوق الشركة، يمكن اللجوء لها في حالة تم تسريب أي معلومات قد تضر بالشركة.
• مراجعة حسابات الشبكات الاجتماعية للعامل عن بعد، لأخذ فكرة عن الشخص قبل توظيفه
• مراجعة معرض أعماله؛ في مستقل يمكن مراجعة معرض الأعمال لأي عامل عن بعد
• حتى في العمل عن بعد هناك حقوق و واجبات تحمي الطرفين، يمكنك الاسترشاد ومحاكاة قوانين موقع مستقل
• يمكن للشركات اختبار كفاءة أي عامل عن بعد من خلال تكلفيه بمهمة (مدفوعة) قبل إجراء عملية التعاقد.

لماذا توظف مستقل؟

عند قيامك بتوظيف مستقل ستحصل على ثلاث ميزات مهمة

• ستشمل دائرة بحثك أفضل المهارات في العالم العربي (والمهاجرين العرب بالطبع)
• يمكنك مشاهدة الأعمال السابقة.
• غالبية العاملين عن بعد، لديهم خبرات واسعة ويمكن أن يطورون أعمالك.

ضرورة توضيح الوصف الوظيفي؟

من النقاط المهمة التي تغفل عنها بعض الشركات هي توضيح الوصف الوظيفي للعامل عن بعد، وما هي المهام المطلوبة منه، يجب أن تراعي الشركات كتابة وصف وظيفي للعامل عن بعد، سواءً كان ذلك ضمن بنود العقد، أو حتى في عقد مستقل جزء من ثقافة العمل في الشركات هو اتخاذ المخاطرة وتحمل تبعاتها، وإن كنت لا أرئ في العمل عن بعد مخاطرة كبيرة للشركات. لكن دعني أبسط الأمر قليلًا، أول ميزة ستحصل عليها هي تقليل التكلفة على الشركات، كما أن توظيف المواهب من مختلف دول العالم يمكن أن يضمن التنوع الثقافي في بيئة العمل لديك. يمكنك الالتزام بالعمل عن بعد تدريجيًا داخل شركتك أو توظيف مستقلين عن بعد، ويمكنك القراءة دومًا في مدونة بعيد للاستماع للمزيد من الأفكار حول أنماط العمل عن بعد.